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同心勠力开展普查 匠心独运管理档案

——中国石油污染源普查档案管理侧记

作者:唐智和 张芳

来源:中国档案报

2019-12-04 星期三

????中国石油积极响应国家号召,认真组织开展第二次全国污染源普查工作,历时两年多,完成了前期准备、宣传培训、清查建库、专项普查、数据审核、系统建设、报告编制等各项工作,目前已基本完成普查任务。在开展普查工作的同时,中国石油匠心独运,整体构思、统筹规划了污染源普查档案管理工作,以全面、真实、准确为原则,以服务中国石油环境管理为宗旨,边普查边收集、边审核边建档、边归档边应用,做到事前有准备、事中有收集、事后有整理,为中国石油第二次全国污染源普查工作做好服务。

建章立制,一丝不苟,档案收集不重不漏

????按照国家对污染源普查档案管理工作的要求,中国石油结合业务实际,编制《中国石油污染源普查档案管理实施细则》,通过集中培训、现场核查等方式,宣传档案管理的重要性,增强所属企业认识,克服“重普查轻档案”的思想,明确了档案管理要求,规范了档案管理流程。上至总部污染源普查工作办公室,下至企业二级、三级单位,均明确了档案负责人,确立了归档内容,细化了归档办法,为档案管理工作的开展奠定了良好基础。

????此项档案管理工作贯穿污染源普查全过程。中国石油对所属全部生产型企业自开展污染源普查工作以来填报的所有表格资料,按照时间节点,以污染源种类、污染源普查工作内容、专项普查工作等项目分类,进行全面收集,共整理文件类、表册资料类、音像实物类及其他重要相关材料4大类档案3000余份,普查基础数据达7亿条;实施“一企一档”管理,为每个企业建立一个档案号,形成了普查资料库。

????中国石油污染源普查工作人员以一丝不苟的细致之心,确保文件材料收集不重不漏。他们对企业档案的熟悉程度堪比电脑,能够随口说出企业档案编号;档案整理过程中,对照企业名录和下发给企业的各类通知要求,“挨家挨户”核对报表、原始台账等,确保不疏漏一家企业、不少填一条信息。最终,收集到的资料全面翔实,完全符合普查工作要求。

全面审核,细致入微,档案管理优质高效

????中国石油对收集上来的资料采取层层把关、分级负责、环环相扣的管理方式,自上而下建立四级审核制度,结合企业自查、现场核查、系统审核、专家评审等,严格实施普查数据质量管理;所有数据“三核对”,确保中国石油污染源普查信息系统平台录入、企业普查报告、总部专项报告三方数据一致。

????由于时间紧、任务重,加班到深夜已成为工作常态,但普查人员从未有过抱怨。他们秉持着工匠精神、拼搏精神,干一行、钻一行、精一行,查资料、跑现场、细核算。企业上报的最简单的表格多达数千行,数据更是密密麻麻,外人看起来眼花缭乱,但他们个个像是练就了火眼金睛,对7亿多条基础数据进行多次审核,仅现场抽查数据量就达2000余万条,系统审核数据8000多万条;为了核实档案资料,他们同企业反复沟通,有时涉及生产、机动、技术、储运、环保等多个部门,在电话中沟通半个小时、一个小时是常有的事,真正做到了全面审核不马虎、问题错误不放过、有理有据无疏漏。

信息共享,充分利用,档案成果助力决策

????为提高工作效率,避免企业走弯路,中国石油建立了污染源普查档案共享机制。建立了工作群,实时上传、转发国家及各省市普查要求,任一企业在普查过程中遇到难点问题,都可以发到群里共同探讨;同时,以总部污染源普查工作办公室为信息枢纽站,集成各企业普查经验,筛选普查工作关键点,与同类企业信息共享、互联互通。

????在审核某家企业现场数据时,发现“上报的原油周转量填成了油罐进罐或出罐量,但实际应为进出罐量之和,导致数据存在偏差”的问题,总部污染源普查工作办公室立即梳理形成电子档案,提前给其他待审核的企业以提示,给他们自查自改的时间,大大提升了审核效率,普查工作事半功倍;国内普查全过程累积存储了20余份法规标准,总结出了60条经验,形成了《污染源普查档案管理资料目录清单》。除全面完成国家要求的我国境内的污染源普查工作,中国石油自加压力,普查人员在中缅管道、乍得上下游和阿塞拜疆K&K等海外项目调查时应用了这些宝贵资料和经验,结合海外项目实际提出合理化建议,开拓了海外项目环保管理思路,圆满完成了海外项目环境现状调查工作,体现了中国石油作为世界一流综合性国际能源公司的社会担当。

????档案的价值在于利用。为了用好用活污染源普查档案,使之在日后能够充分为中国石油环保管理决策所用,中国石油对档案进行信息化、数字化、电子化,开发了中国石油污染源普查信息系统,涉及6大功能、176个综合管理页面、213张数据库表、66张填报表格、20张统计表格、42张数据表单,并将基础数据、基本信息资料全部导入系统,总用户量超过1.5万名。

????行百里者半九十。污染源普查工作越是接近尾声,越是要坚持不懈,保质保量完成工作。中国石油污染源普查工作人员将始终保持清醒头脑,严谨细致、精益求精,用理性负责的工作态度对待每一份档案资料,一如既往、众志成城、砥砺前行,推动污染源普查工作圆满完成。

????原载于《中国档案报》2019年12月2日 总第3457期 第三版

 
 
责任编辑:王思思(实习)
 
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